Tra le tabelle fondamentali, prima di iniziare alla codifica dei vostri prodotti, dobbiamo analizzare le seguenti: le categoria dei prodotti, le unità di misura e le aliquote iva.
Per capire come suddividere e quindi codificare le vostre categorie dei prodotti, si tenga in considerazione due principali scopi della tabella:
scopo statistico (analizzare le vostre vendite, acquisti, disponibilità, ecc) con possibilità di filtro e suddivisione per categoria prodotto;
scopo contabile, ovvero dichiarare all'interno della categoria i conti contabili che saranno ereditati dai prodotti e quindi usati dalle movimentazioni automatiche. Tra i conti principali vanno menzionati il conto di ricavo e il conto di costo utilizzati nelle movimentazioni di vendita e di acquisto. Si noti che i conti definiti nella categoria saranno proposti nel singolo prodotto, con possibilità di eventuale modifica / personalizzazione per ogni singolo prodotto.
Per approfondimenti sul tema: La configurazione delle anagrafiche
Anche la tabella delle unità di misura è già pre-caricata con alcune voci basilari: pezzi, metri, litri, kg. La tabella può essere alimentata dall'utente. I campi indispensabili per un record di unità di misura sono: Nome - sarà utilizzato per la codifica e l'importazione; Simbolo UdM - sarà usato nei documenti; Default - da indicare nell'unità di misura che si vuole venga proposta in automatico per ogni codifica; Descrizione - la descrizione estesa del record.
La tabella prevede anche la possibilità di gestire unità di misura alternative, trattate nello specifico articolo: Conversione unità di misura
Le aliquote Iva nel prodotto vanno codificate solo nel caso una azienda tratti aliquote Iva differenziate. In molti casi è sufficiente definire nella tabella aliquote iva un default (oggi giorno è il 22%) che verrà proposta tutte le volte che non è diversamente specificata nel prodotto o nel business partner.
Il prodotto avrà sempre specificata aliquota in acquisto e in vendita di riferimento per ipotetica vendita in Italia. Aliquote di esenzione legate ad esportatori abituali o clienti di stati esteri saranno ereditate dall'anagrafica del Business Partner.
La tabella dei Marchi è da considerarsi opzionale, ed è composta di tre valori: Codice, Nome e Descrizione. Sarà utilizzato il valore del nome per la codifica nei prodotti. Il valore della descrizione è da considerarsi quindi opzionale.