Al momento in cui vi sono state rilasciate le credenziali di accesso al vostro ambiente, la maggior parte delle sequenze documento erano già presenti e configurate.

Tuttavia è fondamentale conoscerne il funzionamento per eventuali nuove codifiche ed eventuali correzioni di valori.

In modo molto elementare potremmo definire che la sequenza, non è altro che un pallottoliere che sposta la pallina, ovvero manda avanti il contatore di uno, ogni volta che il record a esso associato viene completato, o istanziato, a seconda del caso.

Ne consegue che, se andiamo a consultare una sequenza documento:

Vedremo il valore che sarà proposto dal sistema al prossimo documento che andremo ad inserire e non il valore dell’ultimo documento inserito.

Una sequenza può essere unica: vedi ad esempio la sequenza che andremo ad associare alla codifica dei business partner. È unica per tutta la vita dell’azienda.

Una sequenza può essere annuale: ogni anno il sistema parte da uno; se annuale il prossimo valore per l’anno è espresso / conteggiato nella relativa page in basso.

La sequenza può essere composta da sigle costruite dall’utente.

Vediamo alcuni esempi pratici:

Esempio Sequenza Codice Prodotto:

Il prossimo codice prodotto che andremo a codificare sarà “11510-0017” perché è stato impostato che 11510- è fisso, e che a seguire viene concatenato un numero di 4 caratteri dove il prossimo sarà il 17.

Esempio Sequenza Cod Business Partner:

Il prossimo codice business partner che verrà proposto sarà “BP-00000088”.

->-> Molto probabilmente, un numero a 8 digit potrebbe essere esagerato per qualche realtà, se intente ridurlo, è consigliabile farlo prima di iniziare la codifica o importazione dal web di ordini.

Esempio Sequenza numero ordini di vendita:

Il prossimo valore proposto nell’inserimento nuovo ordine sarà C/21/1441.

L’Agenzia delle Entrate ha stabilità come regola generale dal 1° gennaio 2013, che la fattura deve contenere “un numero progressivo che la identifichi in modo univoco”, così come stabilito dall’articolo 21, comma 2, lettera b del decreto IVA modificato dalla legge 24 dicembre 2012, n. 228. Dal 2013 quindi per le fatture non è più richiesta una numerazione progressiva per anno solare, ma basta un sistema utile a identificare in modo univoco i documenti e ad evitare sovrapposizioni con altre fatture emesse dal medesimo soggetto.

Documenti quali preventivi, ordini, ddt hanno una sola sequenza (la sequenza documento).

Le fatture attive hanno collegate normalmente due sequenze, la sequenza numero e la sequenza protocollo. La sequenza protocollo costituirà la numerazione del registro iva, quando sarà configurato.

Le fatture passive, in caso di automatismo reverse charge, o autofattura, hanno altresì collegate 3 sequenze:

- una sequenza fittizia per il numero documento: sarà usata dal sistema solo se l’utente si dimentica di valorizzarlo con il numero del documento ricevuto dal forntiore.

. una sequenza per il protocollo in acquisto, che costituirà il relativo progressivo registro iva.

- una sequenza per il relativo registro in vendita, in caso di documento Intra-cee o Autofattura. Altrettanto, sarà il progressivo relativo registro iva in vendite.

Vi trovate a dover portare indietro una sequenza? Consultate il seguente articolo!