Certamente uno dei nodi più cruciali nella scelta di un primo o nuovo software gestionale è la valutazione della possibilità di migrare (importare massivamente) dati pregressi, valutazione da farsi in termini di fattibilità e costi.

Va detto infatti che anche se fino a poco fa la nostra la gestione era in carico al commercialista, o se fino a ieri abbiamo solo emesso fatture elettroniche, abbiamo comunque un bagaglio di anagrafiche che vale la pena caricare massivamente nel gestionale al fine di accelerare il più possibile la partenza. Cosa indispensabile ovviamente quando si parla di cambio di software gestionale, come spesso avviene.

Migrare un archivio dati (database) di norma è un processo specialistico che viene quasi sempre effettuato da figure professionali in grado di automatizzare le operazioni necessarie in maniera rapida ed efficiente, oltre che ad effettuare i controlli relativi all’integrità del sistema di gestione dei dati una volta completata la fase di trasferimento. La migrazione talvolta è anche occasione di conversione dello schema del database di origine, che va reso compatibile con quello di destinazione, ovvero occasione per segmentare in modo differente il proprio bagaglio dati a favore di nuove modalità di analisi statistica.

Tutto questo con Starty ERP è reso facile e a portata di utente grazie ad utility di importazione guidate che a seguire andremo a descrivere in questo articolo.

Quali sono le tabelle che più comunemente si vanno a migrare nel nuovo gestionale?

Le tabelle classiche che si vanno ad importare sono ovviamente le anagrafiche dei prodotti (articoli di magazzino) e le anagrafiche dei clienti e fornitori (business partner) con indirizzi e contatti. Altro dato che normalmente si va ad importare sono i saldi iniziali con relative scadenze aperte di clienti e fornitori, dato che molto spesso è disponibile in un secondo momento rispetto la data di partenza in quanto si necessità di attendere le ultime contabilizzazioni di fatturazione, incassi e pagamenti di fine periodo.

Con quale utility si possono facilmente importare?

Starty ERP ha all’interno la funzionalità denominata “Importazioni dati dinamica”. Con questa funzione è possibile importare svariate tabelle, grazie alla predisposizione di facilissimi file di excel (formato ad uso comune di qualsiasi utente), senza vincoli particolari di tracciato.

È infatti possibile generare il tracciato dall’utility, o utilizzare un tracciato diverso, grazie alla agevole funzione di collegamento con drag&drop delle colonne del file a disposizione con il tracciato messo a disposizione per la singola tabella.

Maggior dettagli sono disponibili nel seguente articolo.

Quali suggerimenti utili devo considerare prima iniziare?

  1. Dipendenze: prima di buttarmi a capofitto nell’importazione delle tabelle, devo conoscere la struttura di esse e sapere che ad esempio, se pensiamo all’importazione dei prodotti, prima di importare un prodotto devo essere sicuro che l’unità di misura, il marchio e il gruppo di magazzino citati nel file di import devono essere già presenti nell’azienda! In caso possono essere loro stessi oggetto di importazione preventiva.

  2. I test: la procedura permette di effettuare degli import di test di un tracciato disponibile in modo molto agevole. Usate questa feature! È un sicuro salva tempo.

  3. La verifica dei risultati: per essere in grado di valutare il risultato finale, devo essere in grado di conoscere come sarebbe il risultato se il dato fosse stato inserito da interfaccia. Ecco che quindi se siete voi stessi a fare l’importazione dei dati, il consiglio è di procedere dopo aver inserito un primo dato manualmente.

  4. Import ordini: è consigliabile di importare solo gli ordini aperti alla data e non lo storico ordini. In caso si voglia importare lo storico ordini già evasi (sconsigliato), sarà necessario lasciarli in stato bozza in modo che non impegnino le quantità in magazzino.

  5. Import saldi iniziali: con il tracciato di import Fattura Vendita e Fattura Fornitore è possibile importare in modo massivo i rispettivi documenti “Ripresa saldi fatture” e “Ripresa saldi note di credito”. Tale importazione, in stato completato, sappiamo che genera il movimento contabile di saldo di apertura di clienti e fornitori con le relative scadenze.

  6. Importazione storico fatture anni precedenti: vale effettivamente la pena importarle oggi? Se si, consideriamo che se in stato completato saranno generati i movimenti contabili e le relative scadenze. Li importiamo quindi in stato bozza? Sono valutazioni da fare sul campo..

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