Affinché la registrazione automatica fatture passive fornitore, e la sua interattività venga istruita, è necessario soffermarsi ad effettuare delle scelte e quindi le rispettive configurazioni, ed in particolare
1) Vanno definite le seguenti impostazioni generali relative alla “Registrazione documenti ricevuti”, presenti in Configurazione \ Informazione organizzazione \ Configurazione parametri fattura elettronica:
Articolo Forfait: fondamentale, è quel prodotto che sarà usato dal sistema tutte le volte che la fattura ricevuta sarà priva di prodotto, ovvero, non avrà informazioni necessarie per attribuirne uno di più appropriato e in contemporanea, nel fornitore non sarà definito il "prodotto fuori magazzino".
Articolo Spesa di Trasporto: se qui definito e se riconoscibile nelle fatture di acquisto elettroniche ricevute, sarà usato questo prodotto.
Completa documento importato: va optato se fare in modo che le registrazioni vadano in stato completato o meno.
Usa codice prodotto fornitore per prodotti ricevuti. Per sapere quale delle due opzione effettuare vale la pena porsi una domanda: nel caso la mia azienda rivenda i prodotti acquistati, essi sono rivenduti e codificati con il codice del fornitore o con un codice proprio? In base alla risposta optare per la giusta configurazione.
2) Va controllato di avere configurato correttamente Fattura acquisto immediata, che deve essere configurato con tipo documento per fattura elettronica TD01, e la Fattura di acquisto differita, che sarà configurata come TD24, oltre ovviamente alla nota di credito fornitore TD04.
Questo serve a evitare che il sistema, una volta analizzato una fattura, vi dica che non trova corrispondenza con TD24, e vi chieda ogni volta di fare una associazione manuale che non resterà memorizzata per il prossimo caso.
Si riportano di seguito due screen shot di due esempi di fattura acquisto:
