Abbiamo avuto modo di vedere che molte delle fatture passive ricevute in modo elettronico sono prive di prodotto, ma contengono solo i dati minimi per il computo di un totale da pagare.
Vediamo per esempio il seguente caso:
Cosa rileva il sistema nel momento che avviamo la registrazione automatica?
· Se definito in configurazione della fattura elettronica il prodotto “forfait” al fine di velocizzare la registrazione, la fattura sarà registra in automatico con tale prodotto.
· Se non definito il prodotto “forfait”, all’utente sarà possibile attribuire la fattura ad un prodotto diverso, che sarà memorizzato nel fornitore e sarà usato anche per le prossime.
Ecco come si presenta nell’analisi
A questo punto, i passaggi da seguire sono:
- dare ok al messaggio;
- cliccare nella “i” rossa che appare in fianco alla riga di questa fattura;
- (1) prendere atto che è stato creato il nuovo fornitore e, solo se si desidera aggiungere altri dati rispetto a quelli desunti dalla fattura elettronica, con il bottone della chiave inglese entrare direttamente nel fornitore. Azione non necessaria.
- (2) essendo la fattura con aliquota 10%, ed essendo presente più aliquote al 10%, scegliere quale attribuire alla registrazione. In questa fase, si ha la possibilità di fissare la scelta per tutte le righe a seguire con lo stesso tasso e di stabilire questa scelta per tutte le fatture successive al 10% di questo fornitore. In anagrafica fornitore sarà valorizzato il campo, modificabile al bisogno. (vedi immagine successiva)
Una volta fatto, tutte le “ambiguità” saranno risolte e sarà possibile registrare la fattura premendo il bottone “Continua registrazione”, in questo modo sarà scelto il prodotto “forfait” definito.
Se invece si vuole fare una scelta differente, si prosegue in alternativa con il punto 3
- (3) “Registra con prodotto unico”: Registra la fattura scegliendo il prodotto preferenziale differente, attribuendolo al fornitore in modo che non venga più richiesto
- (4) “Registra con nuovo prodotto unico”: da usare in alternativa al precedente quando il prodotto dovesse essere creato contestualmente, senza dover uscire.
Cosa succede alla prossima fattura del medesimo fornitore all’avvio della registrazione quindi?
I passaggi precedenti ci hanno permesso di istruire il programma su questo tipo di fornitura, e alla prossima registrazione, una volta avviata la registrazione, il messaggio sarà il seguente, senza necessità di risolvere alcuna scelta, velocizzando quindi il processo di registrazione automatica ad un click:
Sarà sufficiente premere OK per passare alla fattura successiva o meglio, alla selezione multipla a parità di data registrazione.