Per creare un flusso di automazione andare in Automazione > Flussi di automazione e  premere il tasto di aggiunta flusso.

Un flusso di automazione è una sequenza di azioni eseguite per un determinato oggetto. Per creare con successo un flusso di automazione bisogna avere chiara la risposta a cinque domande.

Qual è la modalità di esecuzione?
Rispondere a questa domanda significa stabilire se per uno stesso record la sequenza di azioni stabilita nel flusso può essere creata una sola volta o più di una volta.

In caso si sia incerti su cosa scegliere, è sempre meglio impostare Esegui una sola volta per elemento per evitare di creare un numero infinito di sequenze di azioni per lo stesso elemento.

Qual è il contesto?

La prima cosa da fare è stabilire per quale oggetto si vuole creare un flusso. I contesti per i quali è possibile creare un flusso sono:

Anagrafiche

  • Prodotto

CRM

  • Azienda

  • Contatto

  • Attività

  • Opportunità

Ciclo attivo

  • Ordini di vendita

  • Spedizione

  • Fattura di vendita

  • Incassi da clienti

Ciclo passivo

  • Ordini di acquisto

  • Entrata merci

  • Fattura di acquisto

  • Pagamenti fornitori


Qual è la regola di attivazione del flusso?

Rispondere a questa domanda significa stabilire quando deve essere creata la sequenza di azioni stabilita nel flusso per un determinato record. Le possibilità sono due:

  • attivazione al variare di un dato

  • attivazione al verificarsi di una o più condizioni

Attivazione al variare di un dato
L'attivazione al variare di un dato stabilisce che il flusso dev'essere attivato al verificarsi di un dato evento.

L'attivazione di questo flusso si basa su un monitoraggio continuo del eventi che avvengono nel sistema. Il servizio preposto a questo monitoraggio continuo è il Servizio eventi. Gli eventi possibili sono:

  • a ogni modifica dell'elemento

  • alla registrazione di un nuovo elemento nel contesto

  • all'aggiornamento di uno specifico campo

  • quando un campo assume un preciso valore

  • quando il documento viene completato (disponibile solo per i contesti dei documenti)

Attivazione al verificarsi di una o più condizioni
L'attivazione al verificarsi di una o più condizioni stabilisce che il flusso dev'essere attivato per tutti i record del contesto selezionato che corrispondono ai parametri di filtro impostati. L'attivazione di questo flusso si basa su un monitoraggio a intervalli prestabiliti impostati dall'utente. Il servizio preposto a questo monitoraggio è il Servizio di monitoraggio, il quale quando entra in funzione cerca i record che corrispondono ai filtri impostati e per questi soltanto attiva il flusso.


Quali sono i filtri per identificare gli elementi su cui attivare il flusso?

Rispondere a questa domanda significa stabilire per quali elementi del contesto scelto dev'essere creata la sequenza di azioni. Se non di imposta nessun filtro, la sequenza di azioni verrà creata per tutti gli elementi; mentre se si imposta un filtro, la sequenza verrà creata solo per gli elementi che corrispondono al filtro impostato.
Un filtro si compone di uno o più criteri; i criteri sono associati a un gruppo. I gruppi possibili sono due:

  • OR (unione)

  • AND (intersezione)

Gruppo OR
Dati due criteri, entrambi appartenenti al gruppo OR, affinché a sequenza di azioni sia creata per un dato elemento, è sufficiente che almeno un criterio sia soddisfatto.

Gruppo AND
Dati due criteri, entrambi appartenenti al gruppo AND, affinché la sequenza di azioni sia creata per un dato elemento, è necessario che entrambi i criteri siano soddisfatti.

Facciamo un esempio: dato un filtro composto composto da un gruppo OR(criterio 1, criterio 2) e da un gruppo AND(criterio 3, criterio 4), la sequenza delle azioni verrà creata per gli elementi che soddisfano almeno uno dei criteri 1 e 2 ed entrambi i criterio 3 e 4.

I campi ai quali può fare riferimento un criterio di filtro dipendono dal contesto. In generale possono esserci cinque tipi di campi:

  • Booleano

  • Numero

  • Stringa

  • Data

  • Riferimento

I parametri che è impossibile impostare variano a seconda del tipo di campo (elenco esaustivo dei parametri).

Booleano

  • No

Numero

  • è uguale

  • è maggiore

  • è minore

  • è maggiore o uguale

  • è minore o uguale

  • è diverso

Stringa

  • è uguale a

  • comincia con

  • finisce con

  • contiene

Data

  • è uguale

  • è antecedente

  • è successiva

  • è nella settimana

  • è nel mese

  • è nell’anno

  • è a meno di (minuti, ore, giorni, mesi, anni)

  • è trascorsa da (minuti, ore, giorni, mesi, anni)

  • non esiste

Riferimento

  • è uguale a > seleziona elemento

  • è diverso da > seleziona elemento

Qual è la sequenza di azioni da attivare?
Quando la regola di attivazione è verificata per un determinato record del contesto, viene creata una nuova sequenza di azioni per il record. È importante capire che la sequenza può essere costituita da una singola azione o da una successione di azioni. La creazione della sequenza non implica la sua immediata esecuzione. Le sequenze di azioni vengono attivate a intervalli prestabiliti. Il servizio preposto all'esecuzione delle azioni è il Servizio di esecuzione. Le azioni che possono essere inserite in una lista sono:

Avviso

  • Notifica

  • Genera un messaggio mail

  • Genera un messaggio SMS (è necessario aver attivato il modulo apposito)

Modifiche a oggetti

  • Modifica il valore di una proprietà

  • Inserisci un contatto in una lista di marketing

  • Esegui un webhook

Azioni

  • Attendi

  • Elimina le azioni pendenti sull'oggetto

  • Annulla il workflow

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